SharePoint für QM-Dokumentation: Qualitätsmanagement digital
Qualitätsmanagement im Spital bedeutet: kontrollierte Dokumente, nachvollziehbare Änderungen, regelmässige Audits. SharePoint bietet die technische Grundlage für ein modernes QM-System.
Anforderungen an QM-Dokumentation
ISO 9001 und Healthcare-Standards
Dokumentenlenkung:
- Aktuelle Versionen verfügbar
- Veraltete Versionen gesperrt
- Änderungshistorie nachvollziehbar
Freigabeprozesse:
- Definierte Verantwortlichkeiten
- Dokumentierte Genehmigungen
- Gültigkeitsdaten
Audit-Trail:
- Wer hat was wann geändert?
- Zugriffe protokolliert
- Exportierbar für Audits
SharePoint für QM nutzen
QM-Dokumentenbibliothek
Struktur:
- Prozessbeschreibungen
- Arbeitsanweisungen
- Formulare und Checklisten
- Nachweise und Protokolle
Metadaten:
- Dokumententyp
- Prozessbereich
- Gültigkeitsstatus
- Verantwortlicher
- Prüfdatum
Versionierung für QM
Konfiguration:
- Hauptversionen für freigegebene Dokumente
- Nebenversionen für Entwürfe
- Versionshistorie unbegrenzt
Workflow:
1. Entwurf erstellen (v0.1)
2. Review und Überarbeitung (v0.2, v0.3)
3. Freigabe durch QM-Beauftragten (v1.0)
4. Bei Änderung: neuer Zyklus (v1.1 -> v2.0)
Freigabe-Workflow
Mit Power Automate:
1. Autor reicht zur Prüfung ein
2. Fachverantwortlicher prüft
3. QM-Beauftragter genehmigt
4. Automatische Veröffentlichung
5. Benachrichtigung an Betroffene
Gültigkeitsmanagement
Automatische Erinnerungen:
- X Tage vor Ablauf: Mail an Verantwortlichen
- Bei Überschreitung: Eskalation
- Status-Dashboard für QM
Audit-Unterstützung
Audit-Trail
SharePoint protokolliert:
- Alle Zugriffe
- Alle Änderungen
- Alle Freigaben
Export für Audits:
- Filterbar nach Zeitraum
- Nach Dokument oder Person
- Excel-Export
Audit-Vorbereitung
Checkliste in SharePoint:
- Alle relevanten Dokumente verlinkt
- Status auf einen Blick
- Lücken identifizieren
Massnahmen-Tracking
Nach dem Audit:
- Massnahmen als Aufgaben erfassen
- Verantwortliche zuweisen
- Fristen setzen
- Status verfolgen
Best Practices
Dokumente richtig benennen
Namenskonvention:
- Präfix für Typ: RL- (Richtlinie), AA- (Arbeitsanweisung)
- Prozessbereich: RL-OP-001
- Sprechender Titel
Suche optimieren
Für QM-Dokumente:
- Metadaten konsequent pflegen
- Keywords verwenden
- Inhalt durchsuchbar
Schulung
Für alle Mitarbeitenden:
- Wo finde ich was?
- Wie erkenne ich die aktuelle Version?
- An wen wende ich mich?
Integration mit Präziis
QM in Präziis
Präziis bietet:
- Benutzerfreundliche QM-Oberfläche
- Kenntnisnahme-Funktion
- Dashboards für QM-Beauftragte
SharePoint liefert:
- Speicher und Versionierung
- Workflows
- Audit-Trail
Nahtlose Verbindung
- Dokumente in SharePoint gespeichert
- Über Präziis zugänglich
- Workflow in Präziis gestartet
Fazit
SharePoint erfüllt QM-Anforderungen:
- Dokumentenlenkung durch Versionierung
- Freigabeprozesse mit Workflows
- Audit-Trail für Nachvollziehbarkeit
- Suche für schnelles Finden
In Kombination mit Präziis entsteht ein QM-System, das Mitarbeitende gerne nutzen.
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