Polypoint PEP Integration: Nahtlose Zeit- und Personalverwaltung
Polypoint PEP (Personal-Einsatz-Planung) ist die meistgenutzte Zeiterfassungs- und Personalplanungslösung in Schweizer Gesundheitseinrichtungen. Über 450 Spitäler, Kliniken und Pflegeheime setzen auf die Software der Polypoint AG für Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Absenzenmanagement und Lohnabrechnung. Die Stärke von Polypoint PEP liegt in der präzisen Abbildung komplexer GAV-Regelungen, branchenspezifischer Anforderungen (Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge) und der Integration mit führenden Lohnsystemen. Doch für Mitarbeitende stellt sich oft die Frage: Wie komme ich schnell an meine Dienstplan-Daten? Wie reiche ich Urlaubsanträge ein? Wo sehe ich mein Zeitguthaben? Genau hier setzt die Integration von Polypoint PEP mit präziis an.
Die Herausforderung: Fragmentierte Self-Service-Landschaft
In vielen Gesundheitseinrichtungen müssen Mitarbeitende für Personal-relevante Aufgaben zwischen mehreren Systemen wechseln: Polypoint PEP für Dienstpläne, E-Mail für Urlaubsanträge, schwarzes Brett für Diensttausch-Gesuche, HR-Abteilung für Lohnfragen. Diese Medienbrüche kosten Zeit – geschätzt 15 Minuten pro Woche je Mitarbeitenden.
Präziis als zentrale Plattform für Mitarbeiter-Self-Service
Die Integration von Polypoint PEP mit präziis schafft eine zentrale, benutzerfreundliche Oberfläche für alle personalrelevanten Informationen und Prozesse. Mitarbeitende greifen über präziis (Web oder Mobile App) auf ihre Polypoint-Daten zu – ohne separaten Login, ohne Medienbrüche.
Dienstplan-Einsicht in Echtzeit
Mitarbeitende sehen ihren aktuellen Dienstplan direkt auf der präziis Startseite: "Heute: 7:00-15:00 Uhr, Station 4A". Ein Klick zeigt die nächsten 14 Tage. Die Daten werden in Echtzeit aus Polypoint PEP synchronisiert – jede Änderung ist sofort sichtbar. Push-Benachrichtigungen informieren über Dienstplan-Änderungen: "Achtung: Dein Dienst am Mittwoch wurde von 13:00 auf 7:00 verschoben."
Digitale Urlaubsanträge mit Workflow
Urlaubsanträge werden direkt in präziis eingereicht, automatisch an die Führungskraft geroutet und nach Genehmigung in Polypoint PEP eingetragen. Der Status ist jederzeit transparent ("Eingereicht", "Genehmigt", "Abgelehnt").
Absenzen-Meldungen
Absenzen können direkt in präziis gemeldet werden – auch mobil. Die Meldung wird automatisch an Stationsleitung und HR weitergeleitet und in Polypoint PEP erfasst.
Zeitguthaben und Arbeitszeitkonto
Mitarbeitende sehen jederzeit ihr aktuelles Zeitguthaben, Feriensaldo und relevante Kennzahlen. Die tagesaktuellen Daten stammen direkt aus Polypoint PEP.
Lohnabrechnungen
Monatliche Lohnabrechnungen und Steuerbescheinigungen werden automatisch in präziis verfügbar gemacht. Papierversand entfällt.
Diensttausch-Plattform
Mitarbeitende können Dienste zur Übernahme anbieten. Nach Genehmigung wird Polypoint PEP automatisch aktualisiert.
Technische Integration
Die Integration erfolgt über REST APIs mit bidirektionalen Datenflüssen. Single Sign-On via Microsoft Entra ID ermöglicht nahtlosen Zugriff ohne separate Logins. Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt und respektieren die Berechtigungen aus Polypoint PEP.
Praxisbeispiel: Kantonsspital Graubünden
Das Kantonsspital Graubünden (fiktives Beispiel, 2'100 Mitarbeitende an 3 Standorten) nutzt Polypoint PEP seit 2018 für Zeiterfassung und Dienstplanung. 2023 wurde präziis eingeführt mit vollständiger Polypoint-Integration. Die Ergebnisse nach 18 Monaten:
Effizienzgewinn:
- 78% weniger E-Mails zu Urlaubsanträgen (von 320 auf 70 pro Monat)
- 65% schnellere Bearbeitungszeit für Urlaubsanträge (von 4,2 Tagen auf 1,5 Tage)
- 40% weniger Telefonate zu Dienstplan-Fragen (HR-Entlastung)
- 92% weniger Papier für Lohnabrechnungen (digitaler Versand)
Mitarbeiter-Zufriedenheit:
- "Ich finde meinen Dienstplan jederzeit" stieg von 58% auf 96%
- "Urlaubsanträge sind einfach und transparent" stieg von 42% auf 89%
- 85% der Mitarbeitenden nutzen die präziis Mobile App regelmäßig
- eNPS (Employee Net Promoter Score) stieg um 14 Punkte
ROI:
- Investition: 65'000 CHF (Integration, Schulung, Customizing)
- Eingesparte Personalkosten (HR-Entlastung): 95'000 CHF/Jahr
- Papier- und Versandkosten-Ersparnis: 12'000 CHF/Jahr
- ROI nach 7 Monaten
Die HR-Leiterin resümiert: "Die Integration hat unsere Personalprozesse revolutioniert. Mitarbeitende haben endlich Self-Service-Zugang zu ihren Daten. HR wurde massiv entlastet. Und die Akzeptanz ist überwältigend."
Best Practices für erfolgreiche Integration
Prozesse vor Technik: Definieren Sie klar: Welche Self-Service-Funktionen sind erforderlich? Welche Genehmigungsworkflows? Die Technik folgt den Prozessen.
Change Management: Investieren Sie in Kommunikation und Schulung. Video-Tutorials, FAQ-Bereich und Champions in jeder Abteilung helfen beim Einstieg.
Mobile First: 73% der Pflegekräfte haben keinen festen PC-Arbeitsplatz. Die präziis Mobile App muss alle Kern-Funktionen bieten.
Schrittweise Einführung: Starten Sie mit einer Pilotabteilung. Nach 6-8 Wochen evaluieren, Feedback einarbeiten, dann ausrollen.
Fazit
Die Integration von Polypoint PEP mit präziis verbindet das Beste aus zwei Welten: Die leistungsstarke, GAV-konforme Personal- und Zeitverwaltung von Polypoint mit der benutzerfreundlichen, mobil verfügbaren Self-Service-Plattform präziis. Mitarbeitende gewinnen Transparenz und Autonomie, Führungskräfte werden entlastet, HR spart Zeit und Kosten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine moderne, digitale Employee Experience ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die Investition in die Integration zahlt sich mehrfach aus – durch Effizienz, Zufriedenheit und Compliance. Polypoint PEP und präziis: Die perfekte Kombination für zukunftsfähige Personalverwaltung im Schweizer Gesundheitswesen.