Microsoft 365 & SharePoint: On-Premises vs. Cloud im Gesundheitswesen
Schweizer Gesundheitseinrichtungen stehen vor einer strategischen Entscheidung: SharePoint On-Premises im eigenen Rechenzentrum oder Microsoft 365 Cloud? Diese Wahl hat weitreichende Konsequenzen für Datenschutz, Kosten, IT-Ressourcen und Funktionsumfang. Laut einer Studie von Microsoft und Swisscom nutzen aktuell 42% der Schweizer Spitäler SharePoint On-Premises, 28% Microsoft 365 Cloud und 30% Hybrid-Szenarien.
Die zwei Welten: On-Premises vs. Cloud
SharePoint On-Premises
SharePoint Server (2016, 2019 oder Subscription Edition) läuft im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Schweizer Hosting-Provider. Die Organisation hat volle Kontrolle über Server, Daten und Updates. Dies bietet maximale Datensouveränität – ein wichtiges Argument für Gesundheitseinrichtungen, die hochsensible Patientendaten verarbeiten.
Microsoft 365 Cloud
SharePoint Online ist Teil von Microsoft 365 und läuft in Microsofts Azure-Cloud. Microsoft verwaltet Server, Sicherheit, Backups und Updates. Neue Funktionen stehen sofort zur Verfügung. Die Cloud bietet Skalierbarkeit und reduziert den IT-Betriebsaufwand erheblich.
Datenschutz: Die Kernfrage
Für Gesundheitseinrichtungen ist Datenschutz nicht verhandelbar. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die europäische DSGVO gelten. Die zentrale Frage: Dürfen Gesundheitsdaten in der Microsoft-Cloud gespeichert werden?
On-Premises-Argumente:
- Daten bleiben physisch in der Schweiz oder im eigenen Rechenzentrum
- Keine Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern
- Volle Kontrolle über Zugriffe und Verschlüsselung
- Compliance mit strengsten Datenschutz-Interpretationen
Cloud-Argumente:
- Microsoft 365 bietet Swiss Cloud-Datacenter (Zürich, Genf) – Daten verlassen die Schweiz nicht
- Microsoft ist ISO 27001, ISO 27018, HITRUST-zertifiziert
- Verschlüsselung at rest und in transit ist Standard
- Microsoft bietet Data Residency Guarantees und EU Model Clauses
Wichtig: Moderne Microsoft 365-Konfigurationen mit Schweizer Rechenzentren und korrekten Datenschutzvereinbarungen erfüllen die Anforderungen des DSG und der DSGVO. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat dies 2023 bestätigt.
Kosten: TCO-Vergleich
On-Premises Total Cost of Ownership (5 Jahre, 1'000 User):
- Lizenzen (SharePoint Server, Windows Server, SQL Server): ca. 180'000 CHF
- Hardware (Server, Storage, Backup): ca. 120'000 CHF
- Betrieb (IT-Personal, Strom, Kühlung): ca. 450'000 CHF
- Updates und Patches: ca. 80'000 CHF
- Gesamt: ca. 830'000 CHF
Microsoft 365 Cloud (5 Jahre, 1'000 User):
- Lizenzen (E3 oder E5, monatlich): ca. 420'000 CHF
- Kein Hardware-Invest erforderlich
- Reduzierter IT-Betrieb: ca. 120'000 CHF (nur Governance und Support)
- Keine Update-Kosten (inklusive)
- Gesamt: ca. 540'000 CHF
Die Cloud-Variante ist langfristig 35% günstiger – insbesondere wenn versteckte Kosten wie Ausfallzeiten und Security-Incidents berücksichtigt werden.
Funktionsumfang: Cloud zieht davon
Microsoft investiert massiv in Microsoft 365 Cloud. Neue Features wie Microsoft Copilot, Viva, erweiterte Compliance-Tools und KI-gestützte Suche erscheinen zuerst (oder ausschliesslich) in der Cloud. SharePoint On-Premises erhält nur grundlegende Updates. Organisationen mit On-Premises hinken funktional 18-24 Monate hinterher.
Präziis: Funktioniert mit beiden Welten
Präziis ist sowohl mit SharePoint On-Premises als auch mit Microsoft 365 Cloud kompatibel. Die Architektur ist hybrid-fähig: Manche Organisationen nutzen SharePoint On-Premises für hochsensible Patientendaten und Microsoft 365 Cloud für allgemeine Collaboration. Präziis orchestriert beide Umgebungen nahtlos.
Hybrid-Szenarien in der Praxis
Szenario 1: Hybrid für unterschiedliche Datenklassen
Patientendaten und klinische Dokumentation bleiben in SharePoint On-Premises. HR-Dokumente, Intranet-News und Collaboration (Teams, OneDrive) laufen in Microsoft 365 Cloud. Präziis verbindet beide Welten in einer Oberfläche.
Szenario 2: Schrittweise Migration
Viele Spitäler starten mit On-Premises und migrieren schrittweise in die Cloud. Während der Übergangsphase (12-24 Monate) koexistieren beide Systeme. Präziis stellt sicher, dass Mitarbeitende nahtlos auf alle Daten zugreifen – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind.
Praxisbeispiel: Spitalverbund Zentralschweiz
Ein Spitalverbund mit 2'800 Mitarbeitenden migrierte von SharePoint 2013 On-Premises zu Microsoft 365 Cloud. Der Prozess dauerte 16 Monate und erfolgte parallel zum laufenden Betrieb.
Herausforderungen:
- 15 TB Daten mussten migriert werden
- 450 SharePoint-Sites mit komplexen Berechtigungen
- Integration mit On-Premises EPIC-System musste erhalten bleiben
- Skepsis bei Datenschutzbeauftragten und Geschäftsleitung
Lösung mit präziis:
- Präziis orchestrierte Hybrid-Umgebung während Migration
- Schrittweise Migration: zuerst HR, dann Administration, zuletzt klinische Bereiche
- EPIC-Integration blieb über präziis-Gateway funktional
- Umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung mit externen Experten
Ergebnisse nach 18 Monaten:
- IT-Betriebskosten: -42% (von 280'000 auf 162'000 CHF/Jahr)
- Verfügbarkeit: von 97,2% auf 99,8% gestiegen
- Neue Features: Copilot, Viva Engage und erweiterte Suche produktiv
- Mitarbeiterzufriedenheit: von 68% auf 84% gestiegen
- Null Datenschutzverletzungen während und nach Migration
Entscheidungshilfe: Was passt zu Ihrer Organisation?
On-Premises wählen, wenn:
- Strikteste Datenschutz-Interpretation erforderlich (z.B. Forensik-Daten)
- Keine Internetverbindung verfügbar (sehr seltener Sonderfall)
- Langfristige Abhängigkeit von Cloud-Anbietern vermieden werden soll
- Bestehende On-Premises-Infrastruktur modernisiert wurde und gut läuft
Cloud wählen, wenn:
- Kosten optimiert werden sollen (35% TCO-Vorteil)
- Modernste Features und KI-Funktionen benötigt werden
- IT-Team entlastet werden soll (kein Server-Management)
- Schnelle Skalierbarkeit erforderlich ist
- Mobile Zugriffe und globale Verfügbarkeit wichtig sind
Hybrid wählen, wenn:
- Übergangsphase von On-Premises zu Cloud
- Unterschiedliche Datenklassen unterschiedlich behandelt werden sollen
- Maximale Flexibilität gewünscht ist
Empfehlungen für Gesundheitseinrichtungen
1. Datenschutz-Analyse: Externe Expertise einbeziehen, Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen
2. TCO berechnen: Alle Kosten transparent erfassen (auch versteckte Kosten wie IT-Personal)
3. Pilot-Projekt: Mit nicht-kritischen Bereichen in Cloud starten (z.B. HR, Intranet)
4. Hybrid-Strategie: Langfristige Vision definieren, aber schrittweise vorgehen
5. Präziis einsetzen: Hybrid-Orchestrierung durch präziis vereinfacht Migration erheblich
Die Zukunft ist hybrid. Präziis ermöglicht es Gesundheitseinrichtungen, flexibel zu bleiben, schrittweise zu modernisieren und gleichzeitig höchste Datenschutz-Standards einzuhalten. On-Premises oder Cloud ist keine Entweder-Oder-Frage mehr – es ist eine strategische Orchestrierung beider Welten.