Custom Workflows: Individuelle Prozesse digitalisieren
Jede Gesundheitseinrichtung hat gewachsene Prozesse: Freigabe-Prozeduren, Genehmigungsworkflows, Eskalationsmechanismen und organisationsspezifische Abläufe. Präziis bietet Standard-Workflows für häufige Anwendungsfälle – doch wenn Ihre Prozesse komplexer oder spezifischer sind, brauchen Sie Custom Workflows. Diese massgeschneiderten Lösungen digitalisieren Ihre individuellen Prozesse und steigern Effizienz, Transparenz und Compliance.
Warum Standard-Workflows oft nicht reichen
Standard-Intranet-Workflows decken gängige Szenarien ab: Urlaubsanträge, Dokumenten-Freigaben, einfache Genehmigungsprozesse. Doch Gesundheitseinrichtungen haben oft komplexere Anforderungen:
- Mehrstufige Genehmigungen: OP-Freigaben erfordern Checks von Anästhesie, Chirurgie und Controlling
- Bedingte Verzweigungen: Materialbestellungen über 5'000 CHF brauchen zusätzliche Finanz-Freigabe
- Parallele Prüfungen: CIRS-Meldungen müssen gleichzeitig von QM, Klinikleitung und Risikomanagement bearbeitet werden
- Zeitliche Eskalationen: Wenn ein Urlaubsantrag nach 3 Tagen nicht bearbeitet wurde, automatische Erinnerung an Vorgesetzte
- Integration mit Drittsystemen: Genehmigte Bestellungen sollen automatisch in SAP übertragen werden
Für solche Szenarien sind Custom Workflows die Lösung.
Was sind Custom Workflows?
Custom Workflows sind massgeschneiderte, automatisierte Prozesse, die exakt Ihre organisationsspezifischen Anforderungen abbilden. Sie werden mit Microsoft Power Automate oder SharePoint Designer entwickelt, in präziis integriert und können beliebig komplex sein: von einfachen 2-Stufen-Freigaben bis zu verzweigten Multi-System-Workflows mit 15 Prozessschritten.
Technologie-Basis
Präziis nutzt Microsoft Power Automate (ehemals Flow) als Workflow-Engine. Power Automate bietet:
- Über 400 vorkonfigurierte Konnektoren (SAP, EPIC, E-Mail, Teams, SharePoint, etc.)
- Low-Code-Entwicklung – einfache Workflows können von Power-Usern selbst gebaut werden
- Komplexe Workflows mit bedingter Logik, Schleifen, Fehlerbehandlung
- Integration mit Azure Logic Apps für unternehmenskritische Prozesse
- Compliance und Auditing: Alle Workflow-Ausführungen werden protokolliert
Typische Custom Workflow-Szenarien im Gesundheitswesen
1. OP-Freigabe-Workflow
Ein chirurgischer Eingriff wird angemeldet. Der Workflow prüft:
- Ist Patient-Einwilligung vorhanden? (Check in KIS)
- Sind Laborwerte aktuell? (Check in Labor-System)
- Ist OP-Raum verfügbar? (Check in Belegungsplan)
- Budget für Implantate verfügbar? (Check in SAP)
Wenn alle Checks positiv: Freigabe. Bei Problemen: Automatische Benachrichtigung an zuständige Stellen. Alle Schritte sind nachvollziehbar dokumentiert – wichtig für Audits und Qualitätsmanagement.
2. Materialbestellung mit Eskalation
Stationsleitung möchte Verbrauchsmaterial bestellen. Workflow:
- Formular in präziis ausfüllen
- Unter 1'000 CHF: Automatische Freigabe, direkt an Einkauf
- 1'000-5'000 CHF: Freigabe durch Abteilungsleitung erforderlich
- Über 5'000 CHF: Zusätzlich Controlling-Freigabe nötig
- Nach 48h keine Reaktion: Automatische Erinnerung
- Nach 96h keine Reaktion: Eskalation an übergeordnete Ebene
Sobald alle Freigaben vorliegen: Automatischer Export nach SAP, Bestellung wird erstellt.
3. CIRS-Meldungs-Workflow
Kritisches Ereignis wird gemeldet. Workflow:
- Anonymisierung der Meldung (Namen werden entfernt)
- Parallele Benachrichtigung: QM-Abteilung, Risikomanagement, Klinikleitung
- Innerhalb 5 Tage: Erste Bewertung durch QM
- Automatisches Anlegen eines Verbesserungs-Tasks
- Maßnahmen werden definiert und verfolgt
- Nach Abschluss: Automatische Dokumentation im QM-System
- Lessons Learned werden im Intranet publiziert
4. Onboarding neuer Mitarbeitender
Neue Pflegefachfrau wird eingestellt. Workflow startet automatisch (getriggert von Polypoint PEP):
- Erstellen von Accounts (Azure AD, E-Mail, präziis)
- Bestellung von Hardware (Laptop, Smartphone, Badge)
- Zuweisung zu Schulungen (E-Learning-Plattform)
- Benachrichtigung IT, HR, Stationsleitung
- Automatische Erstellung eines Onboarding-Plans
- Nach 30 Tagen: Feedback-Anfrage an neue Mitarbeiterin und Vorgesetzte
Praxisbeispiel: Universitätsklinik Basel
Die Universitätsklinik Basel führte 12 Custom Workflows für präziis ein. Die komplexesten:
OP-Material-Beschaffungs-Workflow:
- 7 Prozessschritte, 5 verschiedene Systeme integriert
- Bestellanforderung → Budget-Check (SAP) → Klinische Freigabe → Lieferanten-Check → Einkauf → Wareneingang → Rechnungsprüfung
- Durchlaufzeit: von 18 auf 6 Tage reduziert
- Fehlerquote: -85% (durch automatische Validierungen)
- Vollständige Audit-Trails für jede Bestellung
Qualifikations-Management-Workflow:
- Automatische Erinnerung an ablaufende Zertifizierungen (z.B. Reanimationskurse)
- 60 Tage vor Ablauf: Benachrichtigung an Mitarbeitende
- 30 Tage vor Ablauf: Eskalation an Stationsleitung
- Automatische Buchung von Schulungsplätzen
- Nach Schulung: Automatisches Update der Qualifikationsmatrix
Resultate nach 18 Monaten:
- Administrative Zeitersparnis: 320 Stunden pro Monat
- Prozess-Compliance: von 78% auf 98%
- Mitarbeiterzufriedenheit mit administrativen Prozessen: +42%
- Audit-Findings: von 12 auf 1 reduziert
Entwicklungsprozess für Custom Workflows
Phase 1: Anforderungsanalyse (2-4 Wochen)
- Workshop mit Fachabteilungen: Ist-Prozess verstehen
- Pain Points identifizieren: Was läuft schief?
- Soll-Prozess definieren: Wie sollte es sein?
- Stakeholder-Interviews: Wer ist betroffen?
Phase 2: Design und Prototyping (2-3 Wochen)
- Workflow-Diagramm erstellen (BPMN-Notation)
- Technische Machbarkeit prüfen: Welche Systeme müssen integriert werden?
- Prototyp entwickeln: Erster funktionaler Workflow
- Review mit Fachabteilung: Passt es?
Phase 3: Entwicklung und Testing (4-6 Wochen)
- Vollständiger Workflow implementieren
- Integration mit Drittsystemen (SAP, KIS, etc.)
- User Acceptance Testing (UAT) mit Pilotgruppe
- Fehlerkorrektur und Optimierung
Phase 4: Rollout und Training (2-3 Wochen)
- Schulungen für betroffene Mitarbeitende
- Dokumentation und Video-Tutorials
- Go-Live mit Support-Bereitschaft
- Post-Go-Live-Monitoring und Optimierung
Typische Entwicklungszeit: 8-14 Wochen pro komplexem Workflow.
Kosten und ROI
Entwicklungskosten Custom Workflow (durchschnittlich):
- Einfacher Workflow (2-3 Schritte): 8'000 - 15'000 CHF
- Mittlerer Workflow (4-7 Schritte): 18'000 - 35'000 CHF
- Komplexer Workflow (8+ Schritte, Multi-System): 40'000 - 80'000 CHF
Return on Investment:
Ein OP-Beschaffungs-Workflow (Kosten: 45'000 CHF) spart:
- 180 Stunden administrative Arbeit pro Jahr (ca. 18'000 CHF)
- Reduzierte Fehlerkosten: ca. 12'000 CHF pro Jahr
- Schnellere Durchlaufzeiten: geschätzt 8'000 CHF Opportunitätskosten
ROI nach 14 Monaten erreicht.
Erfolgsfaktoren
- Fachbereich involvieren: IT darf nicht isoliert entwickeln – Prozess-Experten müssen führen
- Start simple: Zuerst mit einfachem Workflow starten, dann iterativ erweitern
- Dokumentation: Prozesslogik, Entscheidungen und Ausnahmen dokumentieren
- Change Management: Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen und schulen
- Monitoring: KPIs definieren und messen (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nutzung)
- Wartung: Workflows müssen gepflegt werden – bei organisatorischen Änderungen anpassen
Custom Workflows transformieren papierbasierte oder fragmentierte Prozesse in effiziente, nachvollziehbare, digitale Abläufe. Für Gesundheitseinrichtungen mit spezifischen Anforderungen sind sie unverzichtbar – und mit präziis als Plattform lassen sie sich flexibel, skalierbar und compliance-konform umsetzen.